Eine gut geschriebene Reservierungsbestätigung wirkt unscheinbar — und ist trotzdem einer der wichtigsten Touchpoints zwischen Restaurant und Gast. Sie bestätigt nicht nur den Termin, sondern setzt Erwartungen, reduziert No-Shows und kann sogar zusätzlichen Umsatz generieren (z. B. durch Hinweise auf Specials).
In diesem Artikel zeigen wir, was in eine professionelle Reservierungsbestätigung gehört, geben dir drei fertige Vorlagen zum Kopieren und erklären, wie du das Ganze automatisierst.
Warum die Bestätigung so wichtig ist
Eine professionelle Bestätigung leistet drei Dinge auf einmal: Sie gibt dem Gast Sicherheit ("Mein Tisch ist wirklich gebucht"), sie liefert alle wichtigen Infos (Adresse, Uhrzeit, Anzahl Personen, Hinweise) — und sie reduziert die No-Show-Rate. Studien zeigen, dass eine Bestätigungs-E-Mail allein die Wahrscheinlichkeit, dass der Gast tatsächlich kommt, um bis zu 15 Prozent erhöht. Ein zusätzliches Erinnerungs-Mail 24 Stunden vor dem Termin steigert die Quote nochmal um bis zu 20 Prozent. Mehr dazu in unserem Artikel No-Shows im Restaurant reduzieren.
Was gehört in eine Reservierungsbestätigung?
- Persönliche Anrede mit dem Namen des Gastes
- Bestätigung, dass die Reservierung erfolgreich war
- Alle Eckdaten: Datum, Uhrzeit, Anzahl Personen, Restaurantname
- Adresse und idealerweise Hinweise zur Anfahrt / Parken
- Stornierungs-Link (DSGVO-konform und gästefreundlich)
- Kontaktmöglichkeit bei Rückfragen (Telefon, E-Mail)
- Optional: Speisekarten-Link, Hinweis auf Specials, Dresscode
Vorlage 1: Klassisch & freundlich
Betreff: Deine Reservierung im [Restaurantname] ist bestätigt
Hallo [Gastname],
vielen Dank für deine Reservierung im [Restaurantname]. Wir freuen uns auf deinen Besuch!
📅 Datum: [Datum]
🕖 Uhrzeit: [Uhrzeit]
👥 Personen: [Anzahl]
📍 Adresse: [Straße, PLZ Ort]
Solltest du verhindert sein, gib uns bitte rechtzeitig Bescheid — am einfachsten über diesen Stornierungs-Link. Bei Rückfragen erreichst du uns unter [Telefon].
Bis bald,
dein [Restaurantname]-Team
Vorlage 2: Modern & locker
Betreff: ✅ Tisch reserviert — wir freuen uns auf dich
Hi [Gastname],
passt — dein Tisch ist gebucht. Hier nochmal die wichtigsten Infos auf einen Blick:
[Restaurantname]
[Datum] um [Uhrzeit]
[Anzahl] Personen
[Adresse]
Falls sich was ändert oder du absagen musst, ist ein kurzer Klick hier alles, was wir brauchen: Reservierung ändern oder stornieren.
Bis dann,
[Vorname], Team [Restaurantname]
Vorlage 3: Gehoben & persönlich
Betreff: Ihre Reservierung im [Restaurantname]
Sehr geehrte/r [Anrede] [Nachname],
vielen Dank, dass Sie sich für einen Besuch im [Restaurantname] entschieden haben. Ihre Reservierung haben wir wie folgt vorgemerkt:
Datum: [Datum]
Uhrzeit: [Uhrzeit]
Personen: [Anzahl]
Sie finden uns in der [Adresse]. Parkplätze stehen Ihnen [Hinweis] zur Verfügung. Falls Sie besondere Wünsche haben (Allergien, Anlass, Sitzplatz-Präferenz), antworten Sie gerne auf diese E-Mail — wir bereiten Ihren Besuch entsprechend vor.
Bei Verhinderung bitten wir um eine kurze Nachricht über diesen Link oder telefonisch unter [Telefon].
Wir freuen uns auf Sie.
Mit freundlichen Grüßen
[Inhaber:in]
[Restaurantname]
Bonus: Die Erinnerungs-Mail (24 h vorher)
Betreff: Erinnerung: Wir sehen uns morgen, [Gastname]!
Hallo [Gastname],
nur eine kurze Erinnerung: Morgen um [Uhrzeit] hast du einen Tisch für [Anzahl] Personen bei uns im [Restaurantname] reserviert. Wir freuen uns auf dich!
Falls etwas dazwischenkommt: hier kannst du absagen — kostenlos und schnell.
Bis morgen,
dein [Restaurantname]-Team
Wie du das Ganze automatisierst
Niemand will manuell jede Bestätigungs-E-Mail tippen. Ein Online-Reservierungssystem wie TischAmigos versendet alle drei Mails (Bestätigung, Erinnerung, optional Feedback) vollautomatisch, sobald ein Gast bucht. Du musst die Vorlagen nur einmal hinterlegen — den Rest übernimmt das System. Mehr zur Funktionsweise in unserem Leitfaden zum Online-Reservierungssystem.
DSGVO-Hinweise: Was du beachten musst
1. Klare Rechtsgrundlage: Die Bestätigungs-E-Mail ist Teil der Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) — du brauchst keine zusätzliche Einwilligung. Anders sieht es bei Marketing-Mails aus.
2. Datensparsamkeit: Frage in der Buchung nur ab, was du wirklich brauchst (Name, E-Mail, Telefon, Personenzahl). Allergie-Daten nur, wenn der Gast sie freiwillig angibt.
3. Abmelde-Möglichkeit: Falls du später Marketing-Mails schicken willst, brauchst du eine separate Einwilligung mit Double-Opt-In und einen Abmelde-Link.
4. Server-Standort: Bevorzuge ein Reservierungssystem mit Server in Deutschland oder zumindest in der EU.
Häufige Fragen
Soll ich Du oder Sie schreiben? Hängt von deinem Restaurant ab. Bistro / Café / lockere Trattoria: Du. Klassische Restaurants, gehobenes Niveau: Sie. Im Zweifel: Sie.
In welcher Sprache? Bei mehrsprachigen Gästen: in der Sprache, die der Gast bei der Buchung gewählt hat. TischAmigos versendet automatisch in der passenden Sprache (5 Sprachen verfügbar).
Wie lange vor dem Termin sollte die Erinnerung kommen? 24 Stunden ist Standard. Bei Reservierungen, die weit im Voraus gemacht wurden, hilft eine zusätzliche Mail 1 Woche vorher.
Brauche ich einen Stornierungs-Link? Unbedingt. Gäste, die einfach absagen können, geben dir die Chance, den Tisch neu zu vergeben. Gäste ohne einfache Stornierungsmöglichkeit sagen einfach nicht ab — und werden zum No-Show.
Fazit
Eine professionelle Reservierungsbestätigung ist kein Hexenwerk: persönliche Anrede, alle Eckdaten, Stornierungs-Link, freundlicher Ton. Mit den Vorlagen oben kannst du sofort starten. Wer das Ganze nicht manuell machen will, nutzt ein automatisiertes Reservierungssystem — TischAmigos ist kostenlos und versendet Bestätigungen und Erinnerungen automatisch.